Flexibel werken bij e-office

Flexibel werken bij e-office

Kantoor is ontmoetingsplek

“e-office begon met de oprichters Roland Hameeteman en Rutger Stekelenburg en nu hebben we honderd medewerkers. We hebben wel een kantoor, maar dat dient voornamelijk als ontmoetingsplek. Onze medewerkers kiezen allemaal zelf waar ze willen werken: thuis, onderweg, bij een klant of op kantoor. Dat laatste komt soms voor als iemand de helpdesk bemenst voor een klant, want die helpdesk is nu eenmaal op kantoor.” Mensen dwingen tijd- en plaatsonafhankelijk te werken is ‘not done’, vindt Wilbert. “Onze medewerkers passen allemaal bij onze manier van werken. Wie graag elke dag van 9.00 tot 17.00 achter hetzelfde bureau op kantoor zit, past niet bij e-office.”

Veel vrijheid én veel verantwoordelijkheid

e-office beschikt over een transparant Intranet en voldoende mogelijkheden om agenda’s en kennis met elkaar te delen. “Om mensen zelf te laten beslissen over hun werk is het wel belangrijk dat ze altijd toegang tot de benodigde informatie hebben en dat ze hun kennis en ervaringen direct met collega’s kunnen delen.” e-office heeft geen enkele afspraak over vaste dagen of uren op kantoor. “De enige afspraak is of je de vroege of de late shift draait als je aan de helpdesk werkt. Daarnaast is het enorm belangrijk dat je als medewerker goed communiceert. Dat je laat weten waar je mee bezig bent, laat weten wanneer het af is en daar dus ook je verantwoordelijkheid neemt.” Het grote dilemma bij organisaties waar het nieuwe werken nog niet is ingevoerd, is vaak hoe er gestuurd moet worden, hoe de resultaten bewaakt kunnen worden. Wilbert: “Dat ‘probleem’ kennen wij niet. We hebben hier ook maar bijzonder weinig managers, want elke medewerker is zelf een beetje manager. e-office behoort echt toe aan onze medewerkers.” Aan functieprofielen doet dit bedrijf ook niet. “Onze medewerkers hebben een rol en die kan per project verschillen. Het grote voordeel daarvan is dat niemand vastgepind wordt en alle kansen krijgt om zijn of haar talenten te benutten. Een ander voordeel is dat de ‘afschuifcultuur’ geen kans heeft.”

Sterkere positie

Vertrouwen geven blijkt ook in dit geval uitstekend te werken. “Als je vertrouwen geeft, krijg je daar enorm veel voor terug. Onze medewerkers zijn stuk voor stuk betrokken. Bij het bedrijf, bij hun werk. Ze zijn blij met het vertrouwen dat ze krijgen, e-office staat niet voor niets al jaren in de top tien van ‘Great place to work’. Wilbert is ervan overtuigd dat hun manier van werken het bedrijf een sterke positie geeft ten opzicht van de concurrentie. “We zijn flexibeler en we stellen per opdracht een projectteam samen. Dat bestaat altijd uit medewerkers die zich betrokken voelen bij e-office en het project en dat ook uitstralen naar een klant.”
Hoewel de medewerkers dus alle vrijheid hebben, zijn er in 2001 wel wat afspraken gemaakt. “Tot die tijd was het vrijheid – blijheid, maar de crisis noodzaakte ook e-office om iets gestructureerder te gaan werken. Er kwamen duidelijke afspraken over te behalen resultaten en de doelstellingen. Dat betekende iets meer controle waar dat echt nodig was. Onze grootste uitdaging was toen om het sturen op vertrouwen vast te blijven houden en gelukkig zijn we daar heel goed in geslaagd.”

Goed voor elke organisatie

Wilbert geeft bedrijven die nog bezig zijn het nieuwe werken in te voeren als tip om klein te beginnen. “Een leuke start is het boekje ‘het klein receptenboek voor het nieuwe werken’. Betrek medewerkers er zo snel mogelijk heel direct bij. Voer het nieuwe werken niet in als kostenbesparing, maar vanuit een duidelijke keus voor ‘vrijheid en eigen verantwoordelijkheid’. Kosten die je misschien bespaart op kantoorruimte ben je toch kwijt aan investeringen in trainingen, een kennisplatform, de onderlinge feedback. De uiteindelijke winst zit hem in de toenemende flexibiliteit van je organisatie, gemakkelijker kunnen inspelen op vragen van klanten én aantrekkelijk zijn voor een nieuwe generatie medewerkers. Hoe dan ook, ik ben ervan overtuigd dat elke organisatie uiteindelijk beter wordt van het nieuwe werken.”





Download  Meer info

Voornemens om (meer) te gaan thuiswerken

lees bericht

De Nationale Flexmonitor

Startpunt en kansen voor uw organisatie

naar de monitor

Wim Kooijman: "We gaan van strakke organisaties naar kennisnetwerken."

lees verder

Over Flexibelwerken.nl

lees hier