Flexibel werken bij UVIT

Flexibel werken bij UVIT

De fusie tussen de verzekeringsmaatschappijen Univé, VGZ, IZA en Trias maakte een nieuw hoofdkantoor noodzakelijk. Men greep dit moment aan om flexibel werken in te voeren. Het hoofdkantoor kwam, op advies van de ondernemingsraad, op het station van Arnhem en is helemaal ‘flexibel’ ingericht.
Programmamanager Het Nieuwe Werken bij UVIT is Marius Alkema. Hij vertelt: “We gingen terug van drie naar één kantoor en we wilden het dan ook meteen goed aanpakken. We ontwikkelden een visie op flexibel werken en kozen voor een compleet nieuwe, inspirerende kantoorinrichting met veel ruimte voor ontmoeten en samenwerken. Alles vanuit een streven naar duurzaam werkgeverschap voor bestaand en nieuw talent. De locatie op het station past daar natuurlijk ook prima in door het terugdringen van reiskilometers. We investeerden flink in meubilair en het gebouw heeft verschillende ruimtes voor diverse werkzaamheden. Zo zijn er stilteruimtes, vergaderruimtes en samenwerkruimtes. In het begin vonden veel mensen het ‘eng’, nu is iedereen er al aan gewend. Het grappige is dat er minder vergaderruimte wordt besproken dat enige tijd geleden. We merken nu dat veel mensen in het bedrijfsrestaurant vergaderen, soms vlak naast elkaar. En dat werkt prima blijkbaar.”

Bijzondere keuze
Het visiedocument kreeg 100% ondersteuning van de Raad van Bestuur en dat is volgens Marius absoluut onontbeerlijk voor het slagen van flexibel werken. “We deden ook een inspiratietoer bij bedrijven als Microsoft en Interpolis waar flexibel werken al heel normaal is.” UVIT hanteerde een bijzondere vorm van invoering: eerst het kantoor en de bijbehorende ICT technologie en pas daarna de factor ‘mens’. “Een gedurfde keuze want de factor mens is wel de belangrijkste”, stelt Marius. Zodra het nieuwe hoofdkantoor klaar was en compleet ingericht met duurzame en gerecyclede materialen en alle benodigde apparatuur, werd een begin gemaakt met een cultuurprogramma voor de ‘mindset’ van de medewerkers.

Cultuurdragers
“De invoering van flexibel werken is voor UVIT een logische en natuurlijk aanvoelende stap. Zo zijn we voorbereid op de toekomst en hebben we de mogelijkheden om bestaand en nieuw talent te boeien en blijvend te binden. De enorme ontwikkeling in IT mogelijkheden en de opkomst van social media speelden ook een rol bij de beslissing. Het allerbelangrijkste is echter dat we er heilig van overtuigd zijn dat deze nieuwe manier van werken onze klanten ten goede komt. Het nieuwe werken is geen doel op zich, de leidinggevenden zijn daarin vanuit hun voorbeeldgedrag de cultuurdragers. Daarnaast hebben we veertig ambassadeurs binnen het bedrijf die collega’s enthousiasmeren.”

Standpunt
”In het hoofdkantoor heeft niemand een vaste plek, ook de Raad van Bestuur is voor iedereen zichtbaar en aanspreekbaar”, vertelt Marius. “Voordat we in september 2009 inhuisden is alle documentatie gedigitaliseerd. Alle duizend medewerkers kregen een laptop, een token waarmee ingelogd kan worden op het bedrijfsnetwerk en afhankelijk van de aard van hun functie een gsm of pda. Het UVITstandpunt luidt: iedereen mag thuis werken, maar het moet niet. We zien het als een recht, niet als een plicht.”

Even wennen
De leidinggevenden spelen een belangrijke rol bij het nieuwe werken. “De (team) cohesie blijft een belangrijk punt en daarom worden afspraken gemaakt over een fysiek minimum van één of twee dagen per week op kantoor aanwezig zijn. Ook het maken van resultaatafspraken is best lastig. De behandeling van die twee aspecten hebben we vóór de inhuizing in Arnhem aangeboden via een workshop aan onze leidinggevenden met hun team.” Marius stelt dat het ‘even wennen is’ voor de leidinggevenden en dat niet iedereen goed met de nieuwe manier van werken om kan gaan. “Het gaat om flinke gedragsverandering.”


Verbeterde productiviteit
De nieuwe manier van werken vraagt een gedragsverandering van iedereen, het is wezenlijk anders. “De gedragsverandering staat bij ons nog in de startblokken, maar het ziet er veelbelovend uit. Het gaat om kennis delen, synergie, het gevoel van ‘samen sterker’ en elkaar toch niet elke dag zien. Daarom is goed luisteren naar elkaar heel belangrijk. Het maakt dat we enerzijds groeien in ons vak en anderzijds dat we ook beter leren luisteren naar onze klanten. UVIT is verantwoordelijk voor het regisseren van goede gezondheidszorg aan één op de vier Nederlanders. Onze nieuwe manier van werken heeft een toegevoegde waarde voor onze klanten, we bieden extra service en daarnaast stijgt de medewerkertevredenheid. Men is blij met het vertrouwen en de eigen zelfstandigheid om keuzes te maken. Dat verbetert ook de productiviteit.”


Bits, bricks and behaviour
Marius noemt de nieuwe manier van werken de drie ‘B’s’: bits, bricks and behaviour. “Deze manier van werken is als een stip op de horizon: waar willen we naar toe en hoe komen we daar? Ons beleid en visie zijn daar op afgestemd en worden vanzelfsprekend bijgesteld als daar behoefte aan is. Onze medewerkers omarmen het concept van openheid. Er zijn ook wel nadelen aan verbonden want niet iedereen heeft een goede controle over de werk-privé balans. Het is niet de bedoeling dat mensen 24 uur per dag werken. Als je geen rem hebt, kan dat een probleem vormen. Een heel klein percentage mensen vertoont uitstelgedrag en ook daar moet men mee leren omgaan. Zelfdiscipline is nodig, net als het bijhouden van de eigen en de gezamenlijke agenda. Werken als het moet, vrij zijn wanneer dat kan.”


Leerproces
Marius ziet ook wel knelpunten in het proces naar het nieuwe werken. “De match met de CAO is er nog niet. Deze is nog gebaseerd op uren, op overwerk. Nu moet er een CAO komen gebaseerd op resultaat. Het hoe, wanneer en met wie bepaal je zelf wel.” Een ander knelpunt is het resultaatafspraken maken met kenniswerkers. “Hier ligt een uitdaging om SMART afspraken te maken. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Hij lacht: “Het is een leerproces. We moeten van onbewust onbekwaam via bewust onbekwaam naar bewust bekwaam. Daar hebben we vijf jaar voor uitgetrokken. Ik roep altijd: ‘Laat maar zien hoe goed je bent. Dat zit echter niet zo in het Hollandse bloed, denk ik.”

Gewoon doen!
Voor organisaties die nog niet op de nieuwe manier werken, heeft Marius wel wat tips. “Betrek de leidinggevenden bij de veranderingen vanaf het allereerste begin, ze spelen een cruciale rol. Ook belangrijk is dat de bedrijfstop er 100% achter staat, als zij het nieuwe werken omarmen en zelf het goede voorbeeld geven, scheelt dat stukken. Gebruik ambassadeurs om het nieuwe werken uit te dragen, te promoten en je medewerkers te enthousiasmeren. Gewoon doen! Bezuinig niet op meubilair, want met flexibel werken bespaar je bijna de helft op vloeroppervlak, op reiskosten en er is minder ziekteverzuim. Als iemand voorheen wakker werd met hoofdpijn, meldde hij zich ziek. Nu wacht hij even af, neemt een aspirientje en logt wat later in.”


Mindfulness
UVIT wil onderscheidend zijn, ook bij het nieuwe werken. “Het draait allemaal om vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. Aandacht voor mensen is kritische succesfactor 1. Ik denk dat mindfulness in de nabije toekomst heel belangrijk wordt. Nu heeft het nog een ‘zweverige’ klank, maar het gaat natuurlijk om ‘lekker in je vel zitten’, om een uitstekende werk-privé balans. De nieuwe manier van werken past prima bij mindfulness. Bij UVIT zijn we klaar voor de toekomst!”





Download  Meer info

Positief!

lees bericht

De Nationale Flexmonitor

Startpunt en kansen voor uw organisatie

naar de monitor

Annemarie Jorritsma: 'Werk gebeurt steeds meer op projectbasis.'

lees verder

Over Flexibelwerken.nl

lees hier