Flexibel werken bij Microsoft

Flexibel werken bij Microsoft

Flexibel werken is voor Microsoft ‘a way of life’ geworden tijdens de afgelopen jaren. Directeur Human Resources Management Ineke Hoekman-van Hassel vertelt: “We startten ruim vier jaar geleden met een reflectie van het managementteam. Bill Gates had een visie geschreven over de toekomst van het werken met de invloed van technologie (the new world of work). Met in het achterhoofd de toenemende globalisering, de 24/7 beschikbaarheid van informatie, openheid, transparantie en onze authenticiteit zochten we naar een antwoord op de vraag hoe we het volledig plaats- en tijdonafhankelijk werken, zoals wij aan onze klanten verkopen, zelf in praktijk konden brengen. We vonden dat we daar nog veel te verbeteren hadden. Daarnaast speelden er redenen als de maatschappelijke veranderingen op de arbeidsmarkt, de vergrijzing en de werk-privé balans. Ook mobiliteit, milieu en duurzaamheid speelden een rol in onze reflectie.”

 

Inspiratie door de top
Microsoft voerde flexibel werken in zonder blauwdruk of meerjarenprogramma. “Op dat moment konden we ook helemaal niet overzien hoe we er over vijf of tien jaar voor zouden staan wat flexibel werken betreft. Wel wisten we dat we dicht bij de medewerker wilden beginnen, de mens moest centraal komen te staan in het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Ook moest er voldoende aandacht zijn voor samenwerking en onderlinge communicatie.” Microsoft begon met de top. Zij leerden als eerste sturen op output, ze leerden loslaten en vertrouwen. “Dat was een belangrijke stap voor de ontwikkeling van de rest van de organisatie.” Daaruit volgden modules die de medewerkers naar eigen goeddunken konden volgen.” Gelijktijdig had Microsoft de mogelijkheid om naar een ander pand te verhuizen en dat bleek een goede aanleiding om het gedachtegoed ook fysiek uit te dragen. Het nieuwe kantoor heeft weinig meer van een ‘normaal’ kantoor. Niemand heeft er een vaste plek, er zijn geen vaste telefoon en de ruimtes hebben allemaal de functie van ontmoetingsruimte. “In ons kantoor is alles flexibel en digitaal”, stelt Ineke. Er is geen vaste kantoordag voor de medewerkers, de teams bepalen zelf het fysieke minimum om tot een optimale virtuele samenwerking te komen. “Het is heel verschillend, het ene team komt drie keer per week bij elkaar en een ander team eens in het kwartaal. Dat kan ook omdat iedereen geleerd heeft de beschikbare technologie zo efficiënt mogelijk toe te passen.”


Leren communiceren
Het mentale traject loopt ondertussen nog steeds door. “Om op deze manier met elkaar te kunnen werken, is er een basis nodig van vertrouwen; inzicht over en weer en elkaar goed kennen. We leerden en leren dan ook beter communiceren. Niets wazigs of moeilijks, maar bijvoorbeeld leren luisteren naar elkaar, open vragen stellen, doorvragen als iets niet duidelijk is. We begonnen met dit continue leerproces overigens al voordat we naar het nieuwe pand verhuisden.”


Mentale ontwikkeling
Microsoft is volgens Ineke zo succesvol in flexibel werken omdat het voor alle functies geldt. “We zijn ervan uitgegaan dat flexibel werken voor iedere functie mogelijk is, van topmanagement tot uitvoerende taken. Veel organisaties bepalen eerst voor welke functies het wel kan en niet kan. Dat hebben wij niet gedaan, het is in principe voor iedereen en we zoeken naar een oplossing waar het problemen geeft. Dat bleken slechts twee functiegroepen te zijn waar de oplossingen ook binnen het nieuwe werkconcept liggen.” Ze stelt dat de nieuwe manier van werken voornamelijk een mentale omslag betekent. “Het kantoorconcept en de technische mogelijkheden zijn belangrijk, maar voor Microsoft is het veel meer dan dat. De andere manier van werken vergt een andere aansturing. We hebben de meeste tijd geïnvesteerd in de mentale ontwikkeling. Teams kregen en krijgen trainingsmodules waar tijdens teammeetings aan bod komt wat nodig is. Zo leren alle teamleden op hetzelfde moment wat belangrijk is.”


Persoonlijk leermoment
De invoering van flexibel werken op een dergelijk uitgebreide schaal bracht ook valkuilen. Ineke: “We wisten van tevoren niet welke stappen we gingen ondernemen. Zo kreeg het topmanagement alle ruimte voor ontwikkeling, maar het middelmanagement kreeg die tijd niet. Dat is mijn persoonlijke leermoment geweest.” Het commitment en voorbeeldgedrag van de bedrijfstop werkte heel positief en was daarom erg belangrijk voor het welslagen van flexibel werken. De behaalde resultaten liegen er niet om. Ineke: “Microsoft is samen met de Rabobank en Vakbond De Unie geobserveerd door de Erasmus Universiteit. Daaruit kwamen objectieve metingen die aantoonden dat de mobiliteit, productiviteit en de flexibiliteit zeer hoog zijn bij Microsoft. Vorig jaar waren we de beste werkgever van Nederland, een hoge medewerkertevredenheid en het medewerkercijfer voor de werk-privé balans schoot van een magere 5,5 naar een 8,3. En hoewel we altijd al een laag percentage aan ziekteverzuim hadden, ligt dit nu zelfs onder de twee procent. Het flexibel werken maakt Microsoft authentiek. Wat we prediken, brengen we zelf in de praktijk.”


Blijvende ontwikkeling
Flexibel werken mag dan een duidelijk begin hebben gekend, een eind is er niet. Ineke: “We zien het als een reis met oneindig veel mogelijkheden. Er valt altijd iets door te ontwikkelen, aan te passen. Nu ligt de focus erg op mensen verbinden en samenwerking over de teams heen. We vragen ons continu af waar we nu staan en waar we naar toe willen. Daarnaast komt de lat steeds een stukje hoger te liggen. De organisatie blijft zich ontwikkelen en flexibel werken binnen onze organisatie ontwikkelt mee.”


Vertrouwen
Ineke besluit haar verhaal met enkele tips voor bedrijven die net of nog niet zijn begonnen met flexibel werken. “Voorbeeldgedrag is van cruciaal belang. Een organisatie ontwikkelt zich niet sneller dan het topmanagement zich kan ontwikkelen. En vergeet ook niet dat 95% van alle medewerkers graag goed werk wil leveren en zo af en toe een schouderklopje wil. Leg het proces niet lam met allerlei procedures vanwege de 5% medewerkers die de kantjes ervan af lopen, steek daar geen kostbare tijd in. Durf te vertrouwen! Managers zijn cruciaal in het gehele proces, leer ze om vooruit te kijken, doelen duidelijk te formuleren en te sturen op resultaat. Leer ze in hun ontwikkeltraject om ‘los te laten’ en te vertrouwen."


Meer weten over Microsoft en Het Nieuwe Werken:
http://www.microsoft.com/netherlands/het-nieuwe-werken


Is uw organisatie ook een inspirerend voorbeeld betreffende flexibel werken? Laat het ons weten, dan staat uw verhaal wellicht binnenkort hierbij!
> Neem contact met ons op over uw praktijkvoorbeeld





Download  Meer info

Hoog op het verlanglijstje

lees bericht

De Nationale Flexmonitor

Startpunt en kansen voor uw organisatie

naar de monitor

Annemarie Jorritsma: 'Werk gebeurt steeds meer op projectbasis.'

lees verder

Over Flexibelwerken.nl

lees hier