Flexibel werken bij IBM

Ruim vijftien jaar geleden bestond IBM uit veel verschillende businessunits in bijna alle landen van de wereld. Als gevolg van een (ook toen) financiële crisis moest er iets gebeuren. Monique van Maare is senior managing consultant Human Capital Management en vertelt: “IBM had toen de keus tussen het bedrijf opsplitsen en verkopen of doorgaan maar dan op een totaal andere manier.” Men koos voor de laatste mogelijkheid. “IBM wilde door, maar dan als geheel zodat er op alle fronten meer synergie zou ontstaan. De globalisering was toen al met een niet te stuiten opmars bezig en wereldwijd werden processen met elkaar verbonden. IBM wilde niet overal een ‘klein IBMmetje’, maar een globally integrated enterprise.

 

Kloppend hart van het bedrijf
Om dat te bereiken was een enorme grensoverschrijdende transformatie nodig en voor elke functiegroep werd naar de beste locatie gezocht. ICT support vanuit India, HR in Boedapest bijvoorbeeld. “Er werden programma’s opgesteld om alles in goede banen te leiden en de eenheid in het bedrijf te waarborgen. Het kloppend hart van IBM is de ‘portal’, van waaruit iedereen kan werken en waar in feite alles gebeurt.”

Bij IBM startte de salespopulatie als eerste met tijd- en plaatsonafhankelijk werken. “Zij waren toch al continu bij of onderweg naar klanten, dus dat was de meest logische keuze.” Enkele jaren geleden werd flexibel werken in Nederland geformaliseerd. De medewerkers van IBM kunnen werken waar en wanneer ze maar willen, dit wel in overleg met hun manager.

 

Social software
“Er zijn verschillende belangrijke processen in de invoering van flexibel werken: welke virtuele diensten bied je aan, waar moet je als manager op letten bij deze nieuwe werkvorm? Het is vaak een uitdaging omdat je elkaar niet ziet en toch samenwerkt. Dat laatste vangen we goed op. onder andere met social software, te vergelijken met twitter en facebook, maar dan binnen de grenzen van de eigen organisatie. In de portal komt alles samen, de ingebrachte informatie kan via de social software worden voorzien van commentaren, opmerkingen en meningen van IBMers. Stel dat je zoekt op het woord ‘innovatie’, dan komt alles wat er over dat onderwerp in de portal te vinden is, naar boven. Dat scheelt uren zoeken.” Monique omschrijft het flexibel werken als een ‘reis die altijd doorloopt’. “Sommige groepen zien elkaar nooit meer en we zijn nu in de fase dat we ons afvragen of er toch weer een vaste kantoordag moet komen. Er blijft altijd een bijsturingproces gaande.”

 

Succesfactoren
“Ons grootste succes is natuurlijk dat er wereldwijd nu bijna vierhonderdduizend mensen samenwerken in één bedrijf.” En de cijfers liegen er ook niet om: uit onderzoek blijkt dat 75% van de IBM medewerkers vindt dat flexibel werken een positief effect heeft op de productiviteit. In een ander onderzoek waarin de mening van Europeanen algemeen en IBMers werd vergeleken, blijkt dat 61% van de Europeanen het lastig vindt om werk en privé te scheiden tegenover 12% van de IBM medewerkers. Ook een leuke uitkomst: 59% van de ondervraagde Europeanen waren ontevreden over de mate van contact met collega’s. Bij IBM was dit percentage slechts 12%. “Het is voor ons al zo gewoon om alleen virtueel contact te hebben, dat ik soms echt moet benadrukken dat een meeting ‘face to face’ is. We vragen ons ook af en toe wel eens af of we niet te ver doorschieten. Zien we elkaar nog wel vaak genoeg? Innovaties worden toch vaak geboren bij de koffiemachine. Ik denk echter dat we dat heel goed opvangen met de social software die ook als virtuele ‘koffiemachine’ dient.” IBM stootte ook kantoren af, dit ging terug van 23 naar 1 met zes ondersteunende satellietkantoren.

 

Nieuwe samenwerkingsvormen
Het veranderproces was lastig, want de manier van leidinggeven veranderde compleet. Van sturen op aanwezigheid naar sturen op resultaat en vertrouwen. “De managementlaag speelt een belangrijke rol in het slagen van flexibel werken, ik denk dat IBM daar goed in geslaagd is en dat alle ‘hobbels’ grotendeels zijn opgelost. Er ontstonden nieuwe vormen van samenwerking.”

 

Doen!
Monique raadt iedere organisatie aan om te kiezen voor flexibel werken. “Just do it”, zegt ze. “De omvorming is omvangrijk, HR, huisvesting, cultuur en IT, het speelt allemaal een belangrijke rol in het complete proces. Doe het dus niet onbezonnen.” Volgens Monique is de beste manier om eerst met kleine groepen pilots te starten en tegelijkertijd als organisatie een visie op te stellen. “Hoe ver wil je als organisatie gaan, net zo ver als wij? Maak je de medewerker verantwoordelijk of laat je die verantwoording bij het management? Flexibel werken is nooit ‘one size fits all’, het is maatwerk en dus voor elke organisatie weer anders.”

De maatschappij verandert snel, flexibel werken zorgt er ook voor dat een organisatie die veranderingen flexibel op kan vangen en beter kan inspelen op de veranderingen in de markt. “Blijf vooral niet steken in het denkproces, ga het doen!” 

 

Is uw organisatie ook een inspirerend voorbeeld betreffende flexibel werken? Laat het ons weten, dan staat uw verhaal wellicht binnenkort hierbij!
> Neem contact met ons op over uw praktijkvoorbeeld





Download  Meer info

Verlichting arboregels voor HNW

lees bericht

De Nationale Flexmonitor

Startpunt en kansen voor uw organisatie

naar de monitor

Annemarie Jorritsma: 'Werk gebeurt steeds meer op projectbasis.'

lees verder

Over Flexibelwerken.nl

lees hier