Succesfactoren

De invoering van flexibel werken is een complex en langdurig veranderproces, waar menige hobbel genomen moet worden. In de praktijk blijkt dan ook dat de stap naar flexibel werken vaak niet zonder slag of stoot verloopt. In feite is het een project dat nooit af is. Bij Microsoft noemen ze dat ‘de reis’, oftewel een ontdekkingstocht. Tijdens deze reis helpen nieuwe inzichten, praktijktesten, evaluaties, etc. om over te gaan naar nieuwe manieren van werken.

Hieronder staat een aantal succesfactoren genoemd voor de ontwikkeling en implementatie van flexibel werken. Deze punten garanderen geen hobbelvrije weg, maar dragen wel bij aan een succesvolle implementatie:

• Zorg voor een duidelijke koppeling tussen flexibiliteit en de te behalen organisatiedoelstellingen. Flexibiliteit moet een positief effect hebben voor de organisatie (bijvoorbeeld besparing op kosten, verhoging medewerkertevredenheid, stijging van productiviteit, personeelsbehoud en aantrekkelijk werkgeverschap);
• Creëer een win/win. In aanvulling op het vorige punt is het erg belangrijk om continu de win/win te laten zien voor organisatie en medewerkers. Voor medewerkers dient het geen ‘verkapte besparing’ te zijn en voor leidinggevenden c.q. de organisatie dient het geen ‘cadeautje voor medewerkers’ te zijn;
  
  
• Zorg dat alle twijfels en valkuilen boven tafel komen en bespreekbaar zijn. Op die manier blijven er geen onbesproken elementen liggen die verderop in het proces kunnen frustreren;
  
  
• Stel duidelijke principes en werkafspraken op zodat voor iedereen (leidinggevenden en medewerkers) duidelijk is wat wel en niet mogelijk is. Transparantie over deze principes biedt juist ruimte en vrijheid om op teamniveau afspraken te maken die passen bij het type werk en het type mens. Ook wordt voorkomen dat voor alle details specifieke regels vastgelegd moeten worden (zie kader voor voorbeelden van dergelijke principes en werkafspraken);
  
  
• Zorg bij de implementatie van flexibel werken voor een eenduidig ‘business based’ aanvraagproces, duidelijke gebruiksrichtlijnen en een training voor medewerkers en leidinggevenden;
  
  
• Een aanpak in fasen is belangrijk; dit zorgt voor een overzichtelijk en zorgvuldig proces waarin duidelijke go/no go momenten zijn ingebouwd;
  
  
• Het goed managen van de verwachtingen bij de medewerkers is zeer belangrijk. Er zal altijd een balans tussen organisatie- en medewerkerbelang moeten zijn.

 

Voorbeelden van organisatiebrede uitgangspunten waar binnen afspraken betreffende flexibel werken op teamniveau gemaakt kunnen worden: De leidinggevende bepaalt uiteindelijk of en hoe de flexibiliteit wordt vormgegeven. Afspraken over flexibel werken zijn transparant, worden geregeld geëvalueerd en worden gemaakt binnen de bestaande contracturen. Het is prima om flexibel te werken en het is prima om niet flexibel te werken. De afspraken over flexibel werken zijn geen recht voor medewerkers. Flexibel werken heeft geen invloed op je carrière. Flexibel werken staat de onderlinge sociale binding en teamgeest niet in de weg.

Voorbeelden van praktische afspraken betreffende flexibel werken: Een werkplek op kantoor mag je maximaal 2 uur ongebruikt bezet houden. Je zoekt een werkplek uit die past bij je activiteiten van die dag, hierdoor werk je zelf effectief en stoor je andere collega’s niet onnodig in hun werk. Je laat altijd je digitale agenda open staan, zodat iedereen een afspraak kan inplannen.

---